Toda empresa tem aquela pessoa. A que sabe exatamente como fechar o mês, como lidar com aquele fornecedor difícil, como resolver o problema que só acontece uma vez por trimestre. Enquanto ela está lá, tudo funciona.
O problema não é a pessoa. É a dependência.
Um processo que só existe na memória de alguém não escala, não pode ser auditado, e desaparece no dia em que essa pessoa tira férias, muda de área ou sai da empresa.
Documentar não é burocracia. É continuidade.
A resistência a documentar processos geralmente vem de uma experiência ruim: documentação que virou PDF esquecido numa pasta que ninguém mais abre. O problema não foi documentar, foi documentar num lugar desconectado do trabalho real.
Quando o processo vira um fluxo de verdade, com etapas, responsáveis e prazos rastreados no próprio sistema onde o trabalho acontece, a documentação deixa de ser um artefato à parte: ela é o processo em execução.